Nyt system styrer opgaver på mobilen

JYSK Nordic introducerer nu et nyt Task Management System til at hjælpe med at styre opgaver i butikkerne, og samle den nødvendige viden på ét sted.

Som det første land i JYSK Nordic overgår Norge i juni 2017 til et nyt kombineret Task Management System og intranet. Navnet er MYJYSK, og det vil erstatte det nuværende intranet JYSKnet.

I JYSK er der i dag mange forskellige kanaler, hvor information og opgaver til butikkerne bliver kommunikeret, og hovedformålet med MYJYSK er klart.

”Det er vores ambition med dette nye system at afskaffe de mange plaforme, man modtager information om opgaver på, så det bliver lettere at være medarbejder i JYSK. Målet er, at vi i JYSK kun har én kanal til kommunikation af opgaver, og det er MYJYSK,” siger Rass Skov, Head of Retail Operation i JYSK.

Systemet er udviklet specielt til de smartphones, der bliver rullet ud til alle butikker, og som et værktøj til at styre de mange forskellige opgaver i JYSK-butikkerne. Samtidig giver MYJYSK adgang til de informationer, der i dag findes på JYSKnet.

Giver stor gennemsigtighed

Men det er ikke kun kommunikationen af opgaver, systemet skal optimere. MYJYSK skal også give et større overblik for hele organisationen over de mange forskellige opgaver, der er i butikkerne.

MYJYSK giver blandt andet mulighed for at se, hvor mange opgaver der ligger i hvert enkelt land, helt fra regionsniveau til det enkelte butiksniveau. Det giver mulighed for at sammenligne opgavemængden fra land til land og for at se, om arbejdspresset er for stort i butikkerne.

”Implementeringen af MYJYSK skal gøre, at flere opgaver bliver løst, så vi får pænere butikker og mere tid til at hjælpe kunderne, fordi vores information er let tilgængelig, og man er sikker på, at den når frem til de enkelte medarbejdere,” siger Rass Skov.

Feedback på et splitsekund

For JYSK-medarbejdere på hovedkontoret og landekontorerne vil det være en stor gevinst, da det giver en stor gennemsigtighed i forhold til, om de opgaver, der kommunikeres til butikkerne bliver modtaget, forstået og løst efter hensigten. I MYJYSK kan medarbejdere selv følge opgaven og status på den.

"Målet er, at vi i JYSK kun har én kanal til kommunikation af opgaver, og det er MYJYSK."
- Rass Skov, Head of Retail Operation at JYSK.

”I dag er det meget besværligt at give og modtage feedback på opgaver i forhold til vores butikker, fordi den bliver overleveret mundtligt til eksempelvis en District Manager. På den måde kan der gå lang tid, før feedbacken når tilbage hovedkontoret, hvis den overhovedet gør det. I MYJYSK kan man give feedback til opgaver på et splitsekund og være sikker på, at det rammer den rigtige modtager,” forklarer Rass Skov. 

Født til smartphones

Forventningen er, at hastigheden af kommunikationen generelt bliver hurtigere i JYSK. Det nye system er nemlig født til at blive brugt på en smartphone, og dermed undgår medarbejderne i butikkerne en masse spildtid ved computeren. De kan nu løse og modtage opgaver på mobilen, uanset hvor de er i butikken.

”Systemet er meget intuitivt og meget brugervenligt. Derfor forventer vi at skulle bruge et minimum af kræfter på introduktion og oplæring i MYJYSK til vores kolleger,” siger Rass Skov, som allerede har fået positive tilbagemeldinger fra kollegerne i Norge, som har taget systemet i brug.

På sigt skal systemet ikke kun være et værkstøj til at styre opgaver i JYSK-butikkerne rundt om i verden, men også fungere som et intranet for hele virksomheden.

”På den måde får vi samlet al information for alle ansatte i det samme system, hvilket er en kæmpe fordel,” siger Rune Jungberg Pedersen, Communications & CSR Director i JYSK.